Věrní čtenáři našeho Geocaching blogu již četli rozhovory s majiteli keší, dobrovolníky z geocachingové komunity a nespočtem lidí, kteří pomáhají dělat naši hru tak výjimečnou. Ale přemýšleli jste někdy o tom, co je potřeba k uspořádání megaeventu nebo Block Party?

Mega- a gigaeventy jsou pro mnoho kačerů vrcholnými setkáními. V roce 2025 budou mít kačeři také možnost zúčastnit se nebo uspořádat Block Party k oslavě 25 let geocachingu. Všechny tyto eventy nabízejí řadu zábavných aktivit a přitahují kačery z celého světa.

Abychom se dozvěděli více o tom, co je potřeba k realizaci velkého geocachingového eventu, sešli jsme se s Emily alias em_adventuring, manažerkou speciálních komunitních akcí v Geocaching HQ:

Nejdříve k věci – jaká je tvá role v HQ?

Jsem členkou týmu pro podporu dobrovolníků v komunitě. Každý z nás má jiné povinnosti, ale všichni hrajeme významnou roli v podpoře dobrovolníků komunity geocachingu a ve správě pokynů pro zakládání keší.

Většinu svého času věnuji programu eventů na Geocaching HQ. To zahrnuje správu pravidel, přezkoumávání žádostí o megaeventy, správu sponzorských výhod pro megaeventy, podporu organizačních týmů a řízení velmi nabitého cestovního plánu žabáka Signala.

Pokud má hráč zájem o pořádání megaeventu nebo Block Party, co musí udělat?

Jakmile váš tým naplánuje event a založí listing eventu, najdete aplikaci na stránce Centra nápovědy pro eventové keše v příslušné kategorii (3.7 pro Block Party a 3.8 pro Mega-Eventy).
V žádosti byste měli vždy uvést co nejvíce údajů. Žádosti s několika málo údaji neschvalujeme.
Během několika následujících pracovních dnů žádost zkontrolujeme a budeme vás kontaktovat ohledně dalších kroků.

Musím mít naplánované všechny aspekty eventu?

Ne každá věc musí být při podání žádosti dokončena, ale potřebujeme vidět, že jste se nad plánem dostatečně zamysleli, abychom měli dobrou představu o vaší akci. To obvykle znamená mít potvrzené místo konání, vysvětlení tématu, několik konkrétních aktivit na místě a obecnou představu o ceně vstupného, ať už je vstup zdarma, nebo za nízkou cenu.

Jaké jsou největší chyby, kterých se lidé v žádosti dopouštějí?

Eventy by se měly konat na jednom určeném místě a měly by oslavovat sociální vazby navázané prostřednictvím geocachingu.
Aktivity na akci by měly povzbudit účastníky, aby zůstali na místě a zapojili se do aktivit, jako jsou workshopy, přednášky, prodejci, hry a jídlo.

Plány eventů zaměřené na aktivity, jako je pěší turistika, průzkum města nebo hledání keší na různých místech, nesplňují tyto pokyny, a proto nebudou schváleny. Volitelné doprovodné aktivity, jako jsou návštěvy kulturních nebo historických památek, pěší túry, hledání keší, procházky a výlety, jsou sice vítanými volitelnými aktivitami, ale nemohou být hlavními propagovanými aktivitami eventu.

Některé starší megaeventy, schválené před mnoha lety, se mohly zaměřovat na aktivity mimo místo konání, například na hledání keší, ale nové megaeventy s tímto tématem nebo strukturou již neschvalujeme.

Jakou radu máš pro organizátory, aby jejich akce byla úspěšná?

Investovat do místní komunity tím, že v ní aktivně participujete, je zásadní. To může zahrnovat pořádání eventů, účast na eventech a hledání keší v okolí.
I když se ve vaší oblasti konají eventy jen zřídka, pravidelné pořádání menších setkání může mít velký dopad a vzbudit zájem o větší eventy. Mnoho megaeventů začalo tím, že zpočátku organizátoři pořádali menší eventy, a vybudovali si pozici a základnu účastníků.

Můžeš se podělit o obzvláště zábavné aktivity, kterých ses na megaeventu zúčastnila?

Když jsem se zúčastnila Genks Geocache Eventu 2023 (GC9TQ1W), místní kačeři postavili úžasné hlavolamy.
Některé z nich byly docela jednoduché, jiné vyžadovaly hodně technických dovedností. Na megaeventu byly zřízeny jako stanoviště labek, ale některé z nich mohly být po skončení akce snadno přeměněny na hlavolamové kešky. Bylo zábavné sledovat kreativitu komunity.

Na GeoSlovácko 2024 (GCAEHTY) v Česku jsem také ocenila aktivity, které oslavovaly kraj Slovácko.
V místě konání eventu byla místa, kde se účastníci mohli seznámit s místní výrobou vína, místními potravinami, užít si tradiční taneční vystoupení a zapojit se do spolupráce s dobrovolníky z geocachingové komunity, kteří odpovídali na dotazy účastníků.

Jaká část tvé práce je nejnáročnější?

Když musím organizačním týmům říct, že jejich žádost ještě není schválená. Znamená to jen to, že musí poskytnout více podrobností, dokončit další plánování nebo změnit zaměření eventu.
Naším cílem je podporovat nadšené týmy při pořádání velkých eventů, nikoli je odrazovat. Chceme, aby týmy uspěly při plánování něčeho vzrušujícího pro svou komunitu!

Co je na tvé práci nejlepší?

Ráda buduji vztahy s organizačními týmy megaeventů. Ráda vidím jejich kreativitu, nadšení a odhodlání.
S některými týmy spolupracuji již několik let a je inspirující sledovat, jak se jejich akce v průběhu času vyvíjejí.
Bylo také zábavné vidět tolik nových organizačních týmů, které připravují velké eventy na rok 2025. Pro komunitu to bude velmi výjimečný rok!

Na rok 2025 je naplánováno již 97 velkých eventů. Chcete-li si prohlédnout nadcházející megaeventy, gigaeventy a Block Party eventy, podívejte se na tento seznam.

Poslechněte si Emily v podcastu Inside Geocaching HQ (epizoda 66): Velké geocachingové události